Háskólinn í Edinborg - tæknileg úttekt

Edinborgar Háskóli er alþjóðlega viðurkenndur opinber rannsóknarháskóli. Stofnaður árið 1582 er hann einn elsti og virtasti háskóli í heimi, staðsettur í höfuðborg Skotlands. Skólinn er þekktur fyrir framúrskarandi árangur á fjölbreyttu sviðum, þar á meðal læknisfræði, vísindum, verkfræði og hugvísindum.

Sem hluti af Russell Group státar hann af alþjóðlegu orðspori fyrir nýsköpun í menntun og rannsóknum, með athyglisverða útskriftarnema eins og Charles Darwin, Alexander Graham Bell og Sir Arthur Conan Doyle. Með yfir 45.000 nemendur rekur háskólinn flókið stafrænt umhverfi, sem þarf traust og sjálfbært kerfi.

Háskóli Edinborgar hóf ferðalag stafrænna umbreytinga og skipti frá Drupal 7 yfir í nýjustu útgáfu af Drupal. 1xINTERNET gegndi lykilhlutverki í könnunarfasa verkefnisins, skilgreindi kröfur og lagði grunninn að nýja kerfinu.

Þótt önnur stofnun hafi þróað kerfið kom skilningur okkar á þörfum og áskorunum háskólans okkur í góða stöðu sem verðmætir samstarfsaðilar við mat á vefkerfinu og að tryggja að hann nýtti sér nýjustu nýjungar í Drupal sem best.

Með víðtækri reynslu okkar í háskólageiranum - þar á meðal verkefni þróuð fyrir Háskóla Íslands og Wismar International Graduation Services GmbH (Wings University), höfum við bæði tæknilega dýpt og sérþekkingu til að veita stefnumótandi tillögur.

Þar sem 1xINTERNET er í fararbroddi nýsköpunar sem á sér stað í Drupal vorum við fengin til að tryggja að vefkerfið uppfyllti þá staðla sem ætla má af stofnun eins og Háskólanum í Edinborg og að teknar væru stefnumótandi ákvarðanir til að hámarka notkun á nýjungum í boði.

Tæknileg úttekt var framkvæmd með áherslu á:

• Gæði kóða og arkitektúr
• Öryggi og GDPR fylgni
• Aðgengi
• Afköst
• Vinnuumhverfi ritstjóra
• Auðveld notkun vefkerfis
• Drupal stillingar og bestu notkunarvenjur
• Lagaleg og reglugerðar tengd sjónarmið

Í  samstarfi okkar við Háskóla Edinborgar vegna tækniúttektarinnar var nálgun okkar vandlega hönnuð til að uppfylla þau sérstöku markmið sem háskólinn setti fram. Þátttaka lykilhagsmunaaðila var nauðsynleg, og vandlega skipulögð aðferð gerði okkur kleift að fanga innsýn hagsmunaaðila án þess að trufla getu þeirra til að sinna daglegri vinnu.

Til að veita teymi okkar nauðsynlegar upplýsingar og skilning kynnti háskóla teymið framtíðarsýn verkefnisins, viðskiptamarkmið og afkastavísa. Þetta innihélt yfirferð á lausninni, vegvísi hennar og samræmingu við forgangsröðun stofnunarinnar. Þessi rammi gerði okkur kleift að sníða úttektina á skilvirkan hátt og tryggja að tillögur okkar væru í samræmi við víðtækari stefnumótandi markmið Edinborga Háskóla.

Framtíðar trygging kerfisins

Þó að aðalmarkmið okkar hafi verið að endurskoða og styðja við áður framkvæmda vinnu, lögðum við áherslu á framsýnar aðferðir. Með nútímalegu Drupal kerfil er háskólinn nú vel í stakk búinn til að nýta sér fjölmörg tækifæri nýsköpunar innan Drupal. Tillögur okkar beindu sjónum að því að tryggja langlífi og aðlögunarhæfni, með því að útbúa háskólann með þau verkfæri sem þarf til að þróa stafræna framtíð sína.

Að tryggja samhæfingu við nýsköpun í Drupal

Í framkvæmdafasa verkefnisins hefur Drupal orðið vitni að verulegri nýsköpun. Eitt af helstu verkefnum okkar var að veita stefnumótandi leiðbeiningar um hvernig nýr stafrænn arkitektúr háskólans gæti verið þróuður í samræmi við þessa nýsköpun. Áhersla okkar var á að tryggja hámarks samhæfni við nýsköpun og þróun í Drupal.

Tæknileg úttekt áður en vinnustofur fóru fram

Til að hámarka skilvirkni fengum við aðgang að eftirmynd af loka lausninni, þar á meðal kóðagrunni og hýsingarinnviðum á Pantheon. Þetta var gert áður en vinnustofur fóru fram. Þessi fyrirfram úttektar fasi gerði tækniteymi okkar, sem samanstóð af bæði framenda og bakenda sérfræðingum, kleift að framkvæma ítarlega endurskoðun á lausna arkitektúr, kóða og innviðum áður en vinnustofur fóru fram. Þessi blandaða nálgun þýddi að ráðgjafar okkar komu til Edinborgar með yfirgripsmikla þekkingu á lausninni.

Kraftmiklar vinnustofur fyrir raunhæfar breytingar

Niðurstöður úttektar fyrir vinnustofu tryggðu að vinnustofur á staðnum væru tileinkaðar mikilvægustu efnisatriðunum. Áhersla okkar var ekki einungis á tæknilegt samræmi á reglum heldur einnig á skilvirkni kerfisins við að uppfylla þau sérstöku markmið sem háskólinn setti fram. Samskipti við hagsmunaaðila þvert á fræðigreinar, þar á meðal stjórn á efni, þróunarteymi, DevOps og stjórnun, gerðu okkur kleift að meta að fullu áhrif kerfisin og greina tækifæri til að hagræðinga við frakmkvæmd.

Vinnustofur voru hannaðar til að knýja fram raunverulegar, áþreifanlegar framfarir á stuttum tíma. Fundirnir voru kraftmiklir og hannaðir til að hraða  ákvarðanatöku. Niðurstöður voru skjalfestar og breytt í framkvæmanleg verkefni með því að búa til mál beint í verkefnastjórnunarkerfi háskólans. Þessi nálgun gerði okkur kleift að forgangsraða, skipuleggja og takast á við mál á skilvirkan hátt, strax eftir vinnustofu fundi. Innri teymi voru styrkt með þekkingu og verkfærum sem þörf var á til að halda áfram sjálfstætt, sem gerði þeim kleift að bæta kerfi sín án utanaðkomandi aðstoðar. Þetta tryggði að vefkerfiðværi ekki aðeins nothæft í dag, heldur líka undirbúið fyrir framtíðarvöxt.

Háskólinn í Edinborg notar Drupal sem grunn fyrir sitt vef umhverfi því hann uppfyllir flóknar þarfir stórrar, fjölbreyttrar stofnunar. Drupal býður upp á þann sveigjanleika sem þarf til að stjórna yfir 80.000 síðum á 150+ vefsíðum, virkar vel fyrir notendur og starfsmenn vefsins og er með samræmda vörumerkjaímynd, aðgengisstjórnun og verkfæri til að samræma reglur. 

Módúlar arkitektúr Drupal gerir háskólanum kleift að stjórna miklu magni efnis og viðhalda miðstýrðum kóða grunni sem flýtir fyrir útgáfu nýrra vefsvæða á klukkustundum. Með áherslu á GDPR reglusamræmi, aðgengi og sveigjanlega hönnun, veitir Drupal háskólanum vald til að skila traustri og öruggri stafrænni upplifun sem styður stefnumótandi markmið hans og þróast með þörfum notenda.